Tietosuojaseloste
Päivitetty: 1.1.2025
1. Rekisterinpitäjä
URAKAN Oy
Y-tunnus: 3423975-7
Hallainvuorentie 15 A 5
00920 Helsinki
Puhelin: +358 50 441 9780
Sähköposti: info@urakan.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Nimi: Roman Nazarov
Puhelin: +358 50 441 9780
Sähköposti: info@urakan.fi
3. Rekisterin nimi
URAKAN Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
- Sopimuksen täytäntöönpano (asiakassuhteen hoitaminen)
- Oikeutettu etu (asiakaspalvelun kehittäminen, markkinointi)
- Suostumus (uutiskirjeen tilaaminen)
- Lakisääteinen velvoite (kirjanpito ja verotus)
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen
- Tarjousten laatiminen ja toimittaminen
- Tilausten käsittely ja projektien toteutus
- Laskutus ja maksujen seuranta
- Asiakaspalvelu ja viestintä
- Lakisääteiset velvoitteet (kirjanpito)
- Markkinointi ja tiedottaminen
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
Yritysten yhteystiedot:
- Yrityksen nimi ja Y-tunnus
- Yhteyshenkilöiden nimet ja asemat
- Puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
- Laskutus- ja toimitusosoitteet
Yksityishenkilöiden tiedot:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Osoitetiedot (tarvittaessa)
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:
- Tarjous- ja tilaushistoria
- Toteutetut projektit
- Laskutustiedot
- Asiakaspalautteet
- Viestintähistoria
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan:
- Asiakkaalta itseltään (tarjouspyynnöt, tilaukset, yhteydenottolomakkeet)
- Yritysten julkisista rekistereistä (YTJ, Kaupparekisteri)
- Verkkosivuston yhteydenottolomakkeelta
- Sähköpostitse ja puhelimitse tapahtuvasta yhteydenpidosta
- Henkilökohtaisista tapaamisista ja neuvotteluista
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa:
- Viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa
- Kirjanpitäjälle kirjanpidon hoitamista varten
- Alihankkijoille projektin toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Paperimuodossa olevat asiakastiedot säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
Sähköinen aineisto:
- Tiedot säilytetään suojatuissa tietojärjestelmissä
- Järjestelmiin pääsy vaatii henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat
- Tietoliikenneyhteydet on suojattu SSL-salauksella
- Varmuuskopiot otetaan säännöllisesti
- Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen:
- Asiakassuhteen aikana ja sen päättymisen jälkeen 10 vuotta
- Kirjanpitoaineisto 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti
- Markkinointitarkoituksiin kerätyt tiedot, kunnes henkilö peruu suostumuksensa
- Tarjouksiin liittyvät tiedot 2 vuotta tarjouksen voimassaoloajan päättymisestä
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus: Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista
- Oikeus tietojen poistamiseen: Oikeus vaatia tietojen poistamista tietyissä tilanteissa
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- Oikeus siirtää tiedot: Oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle
- Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- Oikeus perua suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseen
Oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
11. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi